Как заверить документы для прокуратуры

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 28 марта 2018 года N 174/79р

О порядке заверения (скрепления) документов гербовой печатью Генеральной прокуратуры Российской Федерации

В целях обеспечения надлежащего контроля за использованием гербовой печати Генеральной прокуратуры Российской Федерации и оптимизации прохождения заверенных этой печатью документов, руководствуясь пунктом 1 статьи 17 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации»,

1. Заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Университета прокуратуры Российской Федерации в дальнейшей работе учитывать следующее:

1.1. Экземпляры гербовой печати Генеральной прокуратуры Российской Федерации хранятся в Главном организационно-аналитическом управлении (2 экземпляра: 1 — непосредственно в отделе делопроизводства аппарата Генерального прокурора Российской Федерации указанного Главного управления (ул.Петровка, д.14), 1 — у работника аппарата в приемной заместителя Генерального прокурора Российской Федерации Гриня В.Я. (ул.Б.Дмитровка, д.15а), а также в Главном управлении обеспечения деятельности органов и организаций прокуратуры (1 экземпляр ул.Б.Дмитровка, д.11) и управлениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации в федеральных округах (по месту их дислокации).

2. Установить, что материалы и документы по основным направлениям деятельности, а также касающиеся кадровой работы, и иные документы, за исключением финансово-хозяйственных, подлежащие заверению (скреплению) гербовой печатью, экземпляры которой хранятся в Главном организационно-аналитическом управлении, направляются сопроводительным письмом на имя руководителя аппарата Генерального прокурора Российской Федерации Главного организационно-аналитического управления (далее — аппарат Генерального прокурора Российской Федерации), зарегистрированным в электронном виде в системе АИК «Надзор» с использованием штрихового идентификатора, за подписью руководителя структурного подразделения, ректора Университета прокуратуры Российской Федерации или их заместителей.

При доставлении документов нарочным ответственному за их регистрацию специалисту аппарата Генерального прокурора Российской Федерации указывать на сопроводительном письме номер служебного удостоверения, фамилию, имя и отчество лица, доставившего и получившего их.

Ответственным работникам аппарата Генерального прокурора Российской Федерации при принятии решений о заверении (скреплении) документов гербовой печатью руководствоваться перечнем. Заверение (скрепление) документов печатью производить в день их поступления.

Для документов, не включенных в перечень, подразделениям — исполнителям таких документов в сопроводительном письме обосновывать необходимость их заверения (скрепления) гербовой печатью.

В аппарате Генерального прокурора Российской Федерации вести реестр документов, заверенных гербовой печатью.

3. Документы по вопросам финансово-хозяйственной деятельности органов и организаций прокуратуры Российской Федерации заверять (скреплять) гербовой печатью Генеральной прокуратуры Российской Федерации, находящейся в Главном управлении обеспечения деятельности органов и организаций прокуратуры.

Читайте также:  Как зовут девушку дознавателя

Начальнику Главного управления обеспечения деятельности органов и организаций прокуратуры установить порядок заверения (скрепления) гербовой печатью соответствующих документов и обеспечить их надлежащий учет.

4. Документы, касающиеся деятельности управлений Генеральной прокуратуры Российской Федерации в федеральных округах, заверять (скреплять) гербовой печатью в указанных управлениях.

Начальникам управлений Генеральной прокуратуры Российской Федерации в федеральных округах установить порядок заверения (скрепления) гербовой печатью соответствующих документов и обеспечить их надлежащий учет.

5. Заместителю Генерального прокурора Российской Федерации — Главному военному прокурору разработать организационно-распорядительный документ, регулирующий порядок работы с документами, заверяемыми (скрепляемыми) гербовой печатью Главной — военной прокуратуры.

6. Признать утратившим силу распоряжение Генерального прокурора Российской Федерации от 27.03.2003 N 14/1р «Об упорядочении работы с документами, заверенными гербовой печатью Генеральной прокуратуры Российской Федерации».

7. Настоящее распоряжение опубликовать в журнале «Законность».

8. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителей Генерального прокурора Российской Федерации по направлениям деятельности.

Распоряжение направить заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Университета прокуратуры Российской Федерации, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

Как заверить копию: новый ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 начинает действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен ГОСТ Р 6.30-2003. Установлены новые требования к копиям документов. Как заверить копию по новым правилам? Рассмотрим требования ГОСТ.

Подтверждением соответствия копии или выписки из документа его подлиннику является отметка о заверении и печать организации. (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Отметка о заверении копии

Печать

Как известно, с 7 апреля 2015 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

Как заверить копию с 1 июля 2018 по новому ГОСТ

Копия трудовой книжки

Указанный порядок заверения копий следует применять и для всех копий кадровых документов.

Читайте также:  Почему прокуратура это система

Копия трудовой книжки будет выглядеть следующим образом:

Запрета на то, чтобы печать заходила на наименование должности новый ГОСТ не содержит.
Поэтому оттиск печати может заходить на наименование должности.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп:

Печать организации работодателя проставляется, не перекрывая собственноручную подпись лица, заверившего копию трудовой книжки.

Копии для налоговой

Важно учитывать, что требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми, о чем указано в 4 абз. раздела 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Правила заверения копий для налоговой отдельно описаны в письмах Минфина и ФНС:

Требования указанных писем частично противоречат положениям нового ГОСТ.

В то время как заверить копию по новому ГОСТу следует так, чтобы оттиск печати не заходил на подпись лица, заверившего копию.

При этом, письмо ФНС содержит отсылки к ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого с 1 июля 2018 будет применяться новый ГОСТ.

Поэтому до тех пор, пока не утверждены новые правила* заверения копий документов и их сшивов для налоговой, целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований нового ГОСТ.

С 1 июля 2018 при заверении копий документов для налоговой следует также указать и место хранения подлинников.

*Для справки:
В настоящее время обсуждается проект новых правил заверения копии документов для налоговой.
В данном проекте отсутствует требование о проставлении печати на сшиве копий документов. Достаточным для заверения будет собственноручная подпись лица, удостоверившего подлинность документов и отметки о заверении. При этом требований о том, что в отметке о заверении должно содержаться указание места хранения оригиналов в проекте нет.

АКТУАЛЬНО

ОНЛАЙН КАССЫ:
Кто обязан применять онлайн кассу с 1 июля 2018?
Отсрочка онлайн касс до 1 июля 2019
Кто вправе не применять никакую ККТ?
Чек онлайн кассы и его обязательные реквизиты
Ответственность за неприменение онлайн кассы

Вопрос:

Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?

Ответ:

Генеральный директор Островская К.А. Островская

Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44):

Читайте также:  Кто на украине генпрокурор

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка:

Генеральный директор Островская К.А. Островская

Печать

А на последнем листе пишем полностью:

Генеральный директор Островская К.А. Островская

Печать

Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию:

Главный бухгалтер Козлова А.А. Козлова (по Доверенности от 03.12.2018 № 12)

Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@ :

Извлечение
из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@

4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя.

Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую:

Уважаемый Иван Иванович!

2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л. в 1 экз.

Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна

Источники:

http://www.profiz.ru/sr/blog/post_2365/

Читайте также:
Adblock
detector