Сколько хранятся дела в прокуратуре

9.3. Передача дел и производств в архив. Организация их

9.3.1. Дела и производства постоянного и временного (свыше 5 лет) сроков хранения передаются в архив по графику, утвержденному руководителем службы делопроизводства, согласованному с руководителем структурного подразделения, руководителем органа районного уровня. Архив принимает дела и производства только по описям (приложение N 45), составленным в делопроизводственных подразделениях структурных подразделений.

Дела передаются в архив после их завершения в делопроизводстве:

не позднее чем через пять лет — в Генеральной прокуратуре;

не позднее чем через два года — в прокуратурах субъектов Российской Федерации и районных прокуратурах.

Каждая опись имеет свой номер, который состоит из индекса структурного подразделения, буквенного обозначения вида срока хранения («п» — постоянный срок хранения или «вр» — временный срок хранения) и двух последних цифр года формирования материалов.

Например: 12вр-10, что обозначает: «12» — индекс управления, «вр» — дела временного хранения, «10» — дела за 2010 год.

В случаях составления описи секретных дел после букв «п» или «вр» в скобках добавляется буква «с».

9.3.2. Каждое дело или производство либо их том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (единица хранения). Формулировка заголовка дела, внесенная в опись, должна точно соответствовать заголовку на обложке дела. Если дело или производство состоит из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (единица хранения), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив оформляет их выдачу во временное пользование.

Работник архива расписывается в приеме материалов на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

9.3.3. Перед сдачей материалов в архив прокурорские работники проверяют и уточняют сроки их хранения.

Прием материалов производится работником архива с обязательным участием работника структурного подразделения, осуществляющего передачу.

Материалы, передаваемые в архив, должны быть подшиты или сброшюрованы и оформлены в соответствии с настоящей Инструкцией.

Все выявленные недостатки при приеме-передаче материалов устраняются силами подразделения, осуществляющего передачу.

9.3.4. В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся исполненные документы в дела или производства, оформляет их, составляет на них описи и передает в архив. Передача законченных дел по номенклатуре может осуществляться по самой номенклатуре.

Не допускается прием в архив неподшитых и неоформленных дел и производств.

Прекращенные уголовные дела из архивов прокуратур передаются в Следственный комитет Российской Федерации только в случаях необходимости (отмены ранее принятого процессуального решения, возобновления следствия, обжалования и т.д.) по письменному требованию руководителей и следователей Следственного комитета Российской Федерации по конкретным уголовным делам. При этом обязательно составляется акт приема-передачи, который утверждается соответствующими руководителями подразделений прокуратуры и Следственного комитета Российской Федерации.

9.3.5. Все дела и производства в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и производств (приложение N 52). Дела и производства учитываются в книгах по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.

В архиве учет дел и производств осуществляется в единицах хранения. Единица хранения — физически обособленная совокупность документов, заключенных в обособленную обложку (том).

По запросу соответствующего государственного или муниципального архива в архиве прокуратуры составляется паспорт архива.

9.3.6. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения. Материалы в архиве хранятся по видам, описям, в порядке номеров по описи.

9.3.7. Работник архива принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших дел и производств.

9.3.8. Для получения дел и производств во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение N 49) с указанием номера описи и порядкового номера дела или производства.

9.3.9. Истребование дел и производств из архива производится только прокурорским работником подразделения, имеющим к ним непосредственное отношение.

В случае истребования дел и производств из архива прокурорским работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

9.3.10. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку в книге учета выдачи дел и производств во временное пользование (приложение N 53) с последующим контролем за их возвратом.

На выдачу секретных и несекретных дел и производств заводятся отдельные книги выдачи.

9.3.11. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся в архиве дела и производства с истекшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению (приложение N 48).

9.3.12. Запрос об истребовании дел или производств из государственных и муниципальных архивов направляется за подписью прокурорского работника или руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к этим материалам.

Получение и возврат дел из государственных и муниципальных архивов во временное пользование производятся по установленным ими правилами.

9.3.13. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов и противопожарными средствами.

Читайте также:  Во сколько прокурор подписал санкцию беларусь

Нормативная база

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 19 июня 2008 г. N 113

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ПЕРЕЧНЯ

ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

И ИХ УЧРЕЖДЕНИЙ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

В целях упорядочения работы по хранению, отбору и сдаче в архив документов органов прокуратуры и их учреждений, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации», приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2009 согласованный Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства Перечень документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения (приложение 1), а также Положение о применении Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения (приложение 2).

2. Заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение всеми работниками органов прокуратуры и их учреждений Перечня и Положения и обеспечить их правильное применение.

3. Приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 30.04.1997 N 19 «О введении в действие Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения» считать утратившим силу.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на первых заместителей Генерального прокурора Российской Федерации.

Приказ направить первым заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям главных следственных управлений и управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, руководителям следственных управлений Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по субъектам Российской Федерации и иных приравненных к ним специализированных следственных управлений, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям следственных отделов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по районам, городам и приравненных к ним специализированных следственных отделов, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

Приказом Генерального прокурора

от 19.06.2008 N 113

ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

И ИХ УЧРЕЖДЕНИЙ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

комиссией при Федеральном

Протокол N 1 от 28.03.2008

Приказом Генерального прокурора

от 19.06.2008 N 113

О ПРИМЕНЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ПРОКУРАТУРЫ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ УЧРЕЖДЕНИЙ С УКАЗАНИЕМ

1. Общие положения

1.1. Перечень разработан с учетом положений и требований Федеральных законов «О прокуратуре Российской Федерации» (от 17.11.1995 N 168-ФЗ с изменениями на 05.06.2007), «Об архивном деле в Российской Федерации» (от 22.10.2004 N 125-ФЗ с изменениями на 01.12.2007), другого законодательства Российской Федерации, приказов, указаний и распоряжений Генерального прокурора Российской Федерации, Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Читайте также:  Когда дает заключение прокурор

1.2. Перечень является основным ведомственным нормативным актом, устанавливающим состав и сроки хранения документов, в том числе секретных, образующихся в деятельности органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений .

На документы органов военной прокуратуры настоящий Перечень не распространяется.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными.

1.3. Перечень служит целям качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации и рациональной организации документооборота, обеспечения сохранности документов и правильного отбора их к уничтожению. Перечень используется при составлении номенклатур дел, формировании дел.

1.4. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов и формулировки вопросов, которые при необходимости конкретизируются. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения документов и номера статей.

1.5. Документы постоянного срока хранения передаются в соответствующие государственные и муниципальные архивы в основном в виде подлинников в сроки, установленные Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

1.6. Ответственность за выполнение требований настоящего Перечня возлагается на руководителей органов прокуратуры и их учреждений, а также на руководителей их структурных подразделений, которые обеспечивают своевременное проведение экспертизы ценности документов, сдачу документов постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы и отбор документов к уничтожению.

1.7. Установление сроков хранения документов, по каким-либо причинам не предусмотренных настоящим Перечнем, а также изменение сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, производятся по представлению ЦЭК Генеральной прокуратуры Российской Федерации специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу.

Разделы Перечня соответствуют основным направлениям деятельности прокуратуры и их учреждений.

Сноска исключена. — Приказ Генпрокуратуры России от 21.12.2011 N 439.

2.2. Статьи в разделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в их логической связи и последовательности.

2.3. Сроки хранения документов определены в Перечне в зависимости от принадлежности к одной из четырех групп:

к первой группе (графа 3) отнесены документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

ко второй (графа 4) — документы прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним специализированных прокуратур;

к третьей (графа 5) — документы прокуратур городов, районов и приравненных к ним специализированных прокуратур;

к четвертой (графа 6) — документы научных и образовательных учреждений.

Раздел «Прокурорский надзор» распространяется только на документы прокуратур и их учреждений.

Абзац исключен. — Приказ Генпрокуратуры России от 21.12.2011 N 439.

2.4. Органы и учреждения передают свои документы постоянного хранения в соответствующие государственные и муниципальные архивы в полном комплекте в соответствии с утвержденными описями дел.

2.5. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся примечания и разъяснения к статьям Перечня.

Отметка «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, на хранение в архив органа или учреждения не передаются. Срок хранения данных документов определяется экспертной комиссией органа, учреждения или подразделения, но не может быть менее 1 года.

Документы, отраженные в ст. 1 и 17 Перечня, хранятся постоянно в соответствующем подразделении органа или учреждения для практического использования.

2.6. Исчисление сроков хранения дел, надзорных, наблюдательных производств производится с 1 января года, следующего за годом заведения. Так, например, исчисление сроков хранения дел и производств, заведенных в 2007 году, начинается с 1 января 2008 года.

Сроки хранения надзорных, наблюдательных производств устанавливаются оперативными работниками (прокурорами) для каждого конкретного производства индивидуально.

Абзац исключен. — Приказ Генпрокуратуры России от 21.12.2011 N 439.

Сроки хранения надзорных или наблюдательных производств по обращениям и представлениям по уголовным делам и самим уголовным делам устанавливаются с учетом максимального срока наказания по приговору; по обращениям по гражданским и арбитражным делам — с учетом исполнения решения суда; по обращениям по другим вопросам — с учетом срока хранения переписки по соответствующей статье Перечня.

Дальнейшее хранение производств по истечении сроков их хранения осуществляется работниками архивных подразделений с учетом даты окончания переписки в соответствии со ст. 85 и 94 настоящего Перечня. Так, например, срок хранения производства истек в 2006 году, но переписка велась по 2008 год включительно, работники архива хранят его еще 3 года (2009, 2010, 2011). В данном случае решение о выделении к уничтожению или дальнейшем хранении производства принимается в 2012 году.

Надзорные, наблюдательные производства, в которых находятся документы, представляющие интерес для науки, истории, или получившие широкое обсуждение в печати, или могущие служить примером для обмена положительным опытом, или содержащие сведения о лицах, имеющих выдающиеся заслуги перед государством, или свидетельствующие о необычных фактах, должны отбираться экспертными комиссиями на постоянное хранение.

2.7. Надзорные производства по жалобам о реабилитации хранятся постоянно и подлежат передаче на постоянное хранение, если к моменту их передачи в архив они имеют документы, подтверждающие факт реабилитации гражданина или факт признания его лицом, пострадавшим от репрессий (справки, заключения, проекты протестов, определения, постановления).

Читайте также:  Может ли прокурор быть понятым

Надзорные производства, содержащие только документы с разъяснениями гражданам Закона Российской Федерации «О реабилитации жертв политических репрессий» либо со сведениями о направлении их заявлений в соответствующие органы для разрешения по существу, в том числе и органы прокуратуры, подлежат уничтожению после 3 лет хранения.

3. Проведение экспертизы ценности документов

3.1. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, подготовки к передаче на постоянное хранение и отбору документов к уничтожению создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В вышестоящих органах помимо экспертных комиссий структурных подразделений могут создаваться центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

3.3. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания любых работников или специалистов прокуратур, архивных учреждений и других организаций и ведомств.

3.4. Деятельность ЦЭК и ЭК определяется соответствующими положениями, согласованными с архивными учреждениями и утвержденными руководителями органов или учреждений.

3.5. Отметка «ЭПК» («экспертно-проверочная комиссия») в отдельных статьях Перечня означает, что среди документов могут быть документы, имеющие политическое, научное, социально-культурное или историческое значение.

Дела с документами данной категории обязательно передаются в архив органа или учреждения. После истечения срока хранения изучение этих документов производится путем полистного просмотра в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Отобранные на постоянное хранение дела включаются в описи, которые представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения. Выделение к уничтожению документов данной категории производится только по согласованию с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

В отдельных статьях Перечня вместо отметки «ЭПК» применяется отметка «ЦЭК (ЭК)» (Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия)). Это относится к документам оперативно-массового характера, сведения из которых сосредоточены в основных документах постоянного хранения. Отбор документов данной категории на уничтожение проводится с участием ЦЭК или ЭК органа прокуратуры, учреждения, или их структурных подразделений.

3.6. Формирование, оформление дел и производств, отобранных на постоянное и долговременное хранение, описание их, порядок передачи в архив органа или учреждения (впоследствии — в соответствующее архивное учреждение) осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и других нормативных методических документов. Описи составляются отдельно на дела и производства.

3.7. В архивные учреждения направляются на рассмотрение описи дел постоянного хранения в 4 экземплярах (на утверждение), описи дел по личному составу — в 3 экземплярах (на согласование). В описях грифы о согласовании ЦЭК или ЭК органа прокуратуры или их учреждения подписываются председателем экспертной комиссии.

3.8. Документы по личному составу постоянного хранения могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства только по согласованию с архивными учреждениями.

3.9. После утверждения описей дел и производств постоянного хранения документы с истекшими сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям, уничтожаются. Уничтожение документов производится по акту.

3.10. Утвержденные к уничтожению документы в измельченном виде, исключающем прочтение текста, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Сдача документов на уничтожение оформляется накладными, квитанциями и т.п. Использование этих отходов для хозяйственных нужд запрещается.

3.11. Архивные учреждения России в пределах своей компетенции осуществляют контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения настоящего Перечня в прокуратурах и их учреждениях и при необходимости оказывают методическую помощь в работе с документами.

Судебная практика и законодательство — Приказ Генпрокуратуры России от 19.06.2008 N 113 (ред. от 21.12.2011) «О введении в действие Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения» (вместе с «Положением о применении Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения»)

4.9. Пенсионные дела, по которым выплата пенсии прекращена, хранятся в течение 15 лет при отсутствии лиц, которые впоследствии могли бы претендовать на пенсию по случаю потери кормильца. Данный срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии. Если в течение указанного срока по этим делам не будет возобновлена выплата пенсии, они подлежат уничтожению на основании Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 19.06.2008 N 113.

Номенклатура дел составляется на основании Перечня документов органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения. В случаях отсутствия в указанном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Источники:
http://clubtk.ru/nomenklatura-del—sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati-
http://legalacts.ru/doc/prikaz-genprokuratury-rf-ot-19062008-n-113/

Читайте также:
Adblock
detector