Какие документы составляют текущий документооборот органов прокуратуры

Районная прокуратура Неверкинского района входит в систему Прокуратуры Российской Федерации и подчиняется непосредственно Прокуратуре Пензенской области.

Задача прокуратуры района заключается в установлении, поддержании и укреплении режима законности, а также создании правового механизма обеспечения и соблюдения прав, свобод и интересов личности, общества и государства.

Делопроизводством в районной прокуратуре занимается канцелярия, которая является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно прокурору района.
Основными задачами канцелярии прокуратуры, зафиксированными в положении, являются:

  • совершенствование системы делопроизводства в прокуратуре;
  • подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами;
  • оптимизация системы документооборота в прокуратуре;
  • контроль за прохождением и исполнением документов в прокуратуре;
  • участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений;
  • повышение уровня подготовки работников прокуратуры в области делопроизводства.

Основные функции канцелярии прокуратуры:

  • документационное обеспечение деятельности прокуратуры;
  • своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению; контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
  • регистрация, учет, хранение и передача соответствующим должностным лица документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение;
  • исполнение инструкций и других нормативно-правовых документов по ведению делопроизводства в прокуратуре;
  • методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов; печать и размножение служебных документов.

  • доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения;
  • заключение – документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по конкретному документу или вопросу;
  • памятка – краткая инструкция по какому-либо вопросу;
  • представление – акт прокурорского реагирования, вносимый в государственные органы, общественные организации и должностным лицам, содержащий изложение и анализ фактов, послуживших основанием для внесения представлений, а также предложения об устранении нарушений закона, способствующих им условий и подлежащий рассмотрению в установленный законом срок;
  • протест – акт прокурорского реагирования на противоречащий закону правовой акт государственного органа или должностного лица, содержащий мотивированное требование об отмене незаконного правового акта или приведении его в соответствие с законом;
  • сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, разногласий, документооборота и т. п.);
  • специальное донесение – документ, содержащий информацию об отдельных происшествиях, результатах расследования определенных категорий дел, выявлении существенных нарушений законов, направляемый в вышестоящие органы.

Доклад, заключение, памятка и сводка оформляются по правилам оформления докладной записки. Представление, протест и специальное донесение оформляются по правилам оформления письма. Сотрудники канцелярии районной прокуратуры принимают все судебные дела и корреспонденцию, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в прокуратуру.

Полученные документы затем распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется отметка о поступлении – в виде штампа. Образец штампа представлен на рис. 1.

Ценные письма, бандероли и посылки, поступающие в прокуратуру, учитываются в Книге учета ценных писем, бандеролей, посылок и передаются по назначению под расписку.

Затем устанавливается должностное лицо, которому следует передать на рассмотрение или исполнение документ (их складывают в специальные папки). Работник канцелярии в случае необходимости приобщает к поступившему документу наряд с предыдущей перепиской по данному вопросу.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, а срочных документов – немедленно.
Лицо, предварительно рассматривающее документы, в силу выполняемых им обязанностей, получает доступ ко всей поступающей в прокуратуру документации. Этот сотрудник должен пользоваться доверием, строго соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Утечка информации по конкретному проверочному материалу, уголовному делу может значительно осложнить ход проверки, расследования.

Передача документа ответственному исполнителю осуществляется под расписку в карточке. Перемещение документов между исполнителями также осуществляться под роспись. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием прокурора. Если документ предназначен для исполнения несколькими лицами, то с него снимается копия и устанавливается очередность исполнения.

Контроль исполнения поручений, зафиксированных в документах, осуществляют заведующий канцелярией или лица, назначенные прокурором. В прокуратуре района применяется ручная сроковая картотека, по которой легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Работник канцелярии в начале рабочего дня проверяет сроковую картотеку, карточки по неисполненным заданиям текущего дня вынимаются, и уточняется, будут ли они исполнены своевременно. Если выполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается прокурору. Срок исполнения может быть изменен только прокурором, установившим его.

Наряду с текущим контролем ведется предупредительный контроль. Для этого по карточкам выявляются документы, срок исполнения которых истекает через три дня, о чем предупреждаются конкретные исполнители. Ежедневный контроль приучает всех работников к тому, что исполнение каждого задания необходимо обеспечить в заданный срок. После снятия документа с контроля карточки переставляются в алфавитную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления в прокуратуру. Сроки исполнения документов определяются прокурором района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции прокурора.

Перечень сроков исполнения некоторых документов, принятый в районной прокуратуре:

  • предложения, заявления и жалобы граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, в их числе те, по которым нужно дать разъяснения, – до пятнадцати дней;
  • требующие дополнительного изучения и проверки – до одного месяца;
  • жалобы военнослужащих и членов их семей – до семи дней; требующие проверки – до пятнадцати дней;
  • жалобы на действия органа дознания или следователя в связи с производством предварительного расследования – до трех дней;
  • отдельные требования о производстве следственных или розыскных действий – до десяти дней;
  • письма-запросы вышестоящих прокуратур – до трех дней;
  • по обращениям депутатов, в случае необходимости проверки или дополнительного изучения вопросов, информация дается в трехдневный срок с момента поступления обращения, а затем окончательный ответ представляется депутатам Государственной Думы и членам Совета Федерации – не позднее двадцати дней;
  • решения коллегий, постановления оперативных совещаний при руководителе прокуратуры, структурного подразделения – исполняются согласно указанному в них сроку, а также в случаях поступления обращений, взятых на контроль должностными лицами государственных органов власти и управления, – безотлагательно или не позднее установленного конкретного срока.

Если в силу объективных причин исполнитель не укладывается в отведенный срок разрешения какого-либо обращения, то срок продлевается прокурором района с обязательным уведомлением заявителей, а также органа или лица, направившего обращение, о причинах задержки и характере принимаемых мер. Исполнитель должен обратиться с рапортом к прокурору о продлении срока, указав причины невозможности разрешения обращения в срок.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий. Исполненные документы подшиваются в дело.
Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок прокуроров не разрешается.

Сотрудник канцелярии, принявший документ для отправки, делает отметку об этом на его втором экземпляре. Обычно это роспись сотрудника канцелярии и дата. Лишь при наличии такой отметки этот документ может быть помещен в надзорное производство, уголовное дело. Если же подобной отметки нет, то в ходе расследования, а затем и судебного рассмотрения может оспариваться сам факт отправки документа.

Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в Книге учета документов, отправленных с нарочным. Форма книги представлена на рис. 2.Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указывают номера документов, дату отправки, адреса и вид отправления.

Прокуратура в процессе своей деятельности создает много различных документов для решения своих внутренних проблем.
Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки поступают в канцелярию, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Подготовленный для печатания документ должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, географических названий.

Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.

Документы оформляются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегий и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры или следственного органа.

Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003,соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, даты, чисел, единиц измерения и т. д.
Оформленные документы передаются на подпись прокурору района, а потом регистрируются.

Регистрация преследует цели учета документов, контроля за их исполнением и справочной работы по документам. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема.

Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания.
Поступающие в прокуратуру района обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Пример алфавитной карточки представлен на рисунке 3.

Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, надзорных (наблюдательных, контрольных) производств и других документов по делам.

Рис. 3 Лицевая и оборотная сторона Алфавитной карточки

При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.)или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т. п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) – ссылочные карточки. Пример ссылочной карточки представлен на рис. 4.

Рис. 4 Ссылочная карточка

Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного, контрольного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т. п.).

На надзорные производства (н/п), заводимые по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, заводятся Карточки учета движения н/п. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства. Пример карточки учета движения н/п представлен на рис. 5.

Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, учитываются в Книгах учета поступления и прохождения уголовных и других дел, материалов проверок, истребованных в связи с разрешением обращений (учета уголовных дел, изучаемых в порядке процессуального контроля) и регистрируются на алфавитной картотеке. Форма книги представлена на рис. 6.

Копии постановлений о возбуждении уголовных дел и материалов

к ним, поступивших от следственных органов либо органов дознания, учитываются в книгах, одна из которых показана на рис. 7.

Номер
надзорно-
го (наблю-
дательно-
го, кон-
трольного)
производ-
ства

Ф.И.О. осуж-
денного (по-
терпевшего,
подозрева-емого, обвиняемого)

Откуда получено дело, номер, количество томов, для какой цели

Дата и рас-
писка
делопроизводи
теля
в получении

Дата и
расписка опер. работника в получении

Дата и
расписка дело-производителя, получившего дело от опер. работника

Куда, когда, за каким номером направлено

Дата и
Расписка в получении
дела для
отправки

Под системой документооборота следует понимать следующие операции:

1. Регистрация входящих, исходящих, распорядительных, сопроводительных, повторных и других документов.

2. Организация картографических документов в хранилище объектов учета (карточек) с определением связей между объектами учета и объединением документов в папки надзорных производств.

3. Организация папок документов путем упрощенного их расположения по разделам, главам, томам, в алфавитном порядке, по контрольным датам исполнения и другим учетным способом.

4. Организация контроля исполнения документов.

5. Организация хранилища архивных документов, не используемых в оперативной работе в течение длительного периода.

6. Организация уничтожения документов в соответствии с принятым порядком.

При больших объемах информации, поступающей в органы прокуратуры, и ручных методах ее обработки нет возможности организовать контроль за сроками разрешения каждого документа и его движением, провести поиск необходимой информации для обобщения и анализа сведений, содержащихся в документах по различным вопросам; отсутствует реальная связь между всеми видами картотек.

Система электронного документооборота является основой информационной системы органов прокуратуры и относится к системам общего назначения.

Автоматизация документооборота предполагает охват всех подразделений органов прокуратуры вычислительной сетью и образованием автоматизированных рабочих мест в канцелярии каждого подразделения, а в дальнейшем – у каждого прокурора. Автоматизированный документооборот должен быть защищен специальными программно-техническими средствами, системами разграничения доступа к информации.

Уникальность документооборота в органах прокуратуры заключается в системе регистрации документов, характеризующейся созданием большого количества регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов, книг, картотек, объектов учета: лиц, сведений о лицах, документов, решений по документам, которых может быть несколько по одному и тому же документу. Маршруты движения документов, определяемые в момент регистрации, могут изменяться в процессе движения.

О б щ и е ф у н к ц и и у п р а в л е н и я потоками документов:

1) обеспечение коллективной работы пользователей над документом;

2) возможность пересылки документа по любым направлениям;

4) обеспечение возможности сканирования текстов и их распознавания, использование средств электронной почты, редакторов текстов и др.

П о д с и с т е м а а д м и н и с т р и р о в а н и я должна позволять:

1) определять маршрут прохождения документа по рабочим местам;

2) определять уровень доступа каждого пользователя системы к базам данных и операциям над данными – в соответствии с их служебными функциями;

3) осуществлять резервное копирование и восстановление баз данных;

П о д с и с т е м а к а р т о ч е к должна:

1) вводить карточки для любых объектов учета картотеки – документов, лиц, организаций и т.д.;

2) связывать любые регистрируемые объекты учета на картотеке как прямо, так и опосредованно, через другие объекты учета;

3) осуществлять поиск как по формализованным параметрам, так и по произвольным наборам задаваемых реквизитов, полным значениям данных или по контексту как по одной базе данных, так и по нескольким, используя ранее зарегистрированные связи между объектами поиска;

4) формировать справочные отчеты для прокуроров отдела о ретроспективе рассмотрения вопроса в Генеральной прокуратуре РФ, получать другие статистические сведения о работе с обращениями граждан;

5) осуществлять оперативный упреждающий контроль за рассмотрением особо-контрольных и депутатских жалоб, готовить справки о нарушении сроков разрешения жалоб исполнителями;

6) без вмешательства разработчиков обеспечивать возможность вводить в работающую систему любые новые виды учетных объектов: документы, физические лица, организации и силами администратора системы организовывать связи для новых объектов учета;

7) создавать силами администратора системы различные маршрутные схемы движения документов в соответствии с изменяющимися правилами.

В рамках проекта первой очереди система с такими требованиями определена к разработке.

Интегрированная

База данных

Статистики

Возложение на органы прокуратуры функций координации деятельности правоохранительных органов по борьбе с преступностью повысило значение обобщающей и аналитической работы со статистической информацией, что вызвало необходимость построения в органах прокуратуры интегрированного банка данных статистических показателей о состоянии законности и состоянии преступности в Российской Федерации.

Этот банк данных, наряду с учетными данными правоохранительной статистики, должен содержать и обобщенные показатели.

Сейчас основу банка данных составляют государственные и ведомственные формы статистического учета. Но уже сегодня ставится вопрос о том, что такой банк данных должен охватывать всю имеющуюся информацию: сведения из отраслевых министерств и ведомств, данные контролирующих органов, результаты собственной надзорной деятельности, статистические данные работы судебных органов и тематические обзоры судебной практики, аналитические обзоры правоохранительных органов.

Его наполнение предполагает своевременное получение в электронном виде д о с т о в е р н о й с т а т и с т и ч е с к о й о т ч е т н о с т и, что представляет самостоятельную проблему.

Информационно-правовые фонды

В составе информационных систем органов прокуратуры имеются собственные ресурсы, способные хранить данные подобного рода, но в целях исключения дублирования и обеспечения целостности данных их хранение целесообразнее возложить на централизованный орган.

Для доставки в органы прокуратуры электронных документов, имеющих статус официальной копии, применяется механизм электронной почты с использованием криптографической защиты и электронной подписи.

Федеральные информационно-правовые фонды – это открытое информационное хранилище, содержащее законодательные акты и подзаконные документы федерального уровня. Органы прокуратуры являются клиентами таких фондов и должны иметь возможность получать из них официальные документы.

Доступ пользователя органов прокуратуры можно организовать с помощью ИТКС через региональные центры правительственной связи ФАПСИ на местах.

Наибольшее распространение в органах прокуратуры получили правовые системы. Основа наполнения правовой системы – нормативные акты и сопутствующие им документы, так как необходимость обращения к законодательству возникает в процессе прокурорско-следственной деятельности постоянно и носит систематический и всеобъемлющий характер.

Информационное обеспечение

Кадровых подразделений

Органов прокуратуры

Официальный учет кадров прокуратуры осуществляется на уровне органов прокуратуры субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных и иных прокуратур и в аппарате Генеральной прокуратуры РФ. Показатели и основания учета прокурорских кадров введены приказом Генерального прокурора РФ от 4 декабря 1999 г. № 1263-Ш и сводятся в единую форму о работе с кадрами.

Эти показатели и основания учета кадрового состава являются базой автоматизированной системы информационного обеспечения кадровых подразделений, что не исключает возможности появления и других показателей.

Такая база данных дает возможность получить списки сотрудников, подлежащих аттестации, или представления к очередному классному чину на определенную дату.

В дополнение к ним возможно получение различных списков, документов, приказов, информационно обеспечивающих деятельность кадровых подразделений: по районам, по должностям, по классному чину, образованию, семейному положению, возрасту, о сотрудниках, находящихся в следственной бригаде, выдвинутых в резерв, награжденных и поощренных, о сотрудниках, имеющих взыскание, пониженных в должности, уволенных из органов прокуратуры.

На основе электронного массива документов формируется отчет о работе с кадрами (форма №6).

Дата добавления: 2018-08-06 ; просмотров: 405 ; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ

13. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

13. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

13.1. Электронные документы создаются, обрабатываются, регистрируются и хранятся в базе данных АИК «Надзор».

В АИК «Надзор» включаются:

электронные документы, поступившие в органы и организации прокуратуры Российской Федерации из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан;

электронные документы, созданные в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов, поступивших из органов и организаций прокуратуры Российской Федерации или созданных в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации на бумажном носителе.

13.2. В органах и организациях прокуратуры Российской Федерации устанавливается перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органов и организаций прокуратуры Российской Федерации. Перечень разрабатывается на основе рекомендаций Федерального архивного агентства, утверждается Генеральным прокурором Российской Федерации по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Перечень документов на бумажном носителе, для которых устанавливается запрет на создание электронной копии, утверждается Генеральным прокурором Российской Федерации.

13.3. Создание, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

13.4. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

При создании электронных документов в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации используются электронные шаблоны бланков (приложение N 59).

Электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта бланкам на бумажном носителе.

Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

13.5. Для подтверждения подлинности электронных документов в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации применяются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13.6. Электронные документы в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (актов, справок, сводок и других), создаваемых в электронном виде, в АИК «Надзор» могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых усиленная квалифицированная электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

13.7. Документы, подписанные электронной подписью, имеют реквизит «Отметка об электронной подписи», который проставляется в виде специального штампа, включающего фразу «Документ подписан электронной подписью» и содержащего номер сертификата ключа проверки электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, информацию о сроке действия сертификата ключа проверки электронной подписи (приложение N 60).

Отметка об электронной подписи при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, размещается с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать части текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

13.8. Прием и первичная обработка электронных документов, электронных копий документов, поступивших в органы и организации прокуратуры Российской Федерации из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан, осуществляются работниками службы делопроизводства, их регистрирующими.

Проверка действительности электронной подписи поступивших документов осуществляется работниками службы делопроизводства, их регистрирующими.

Электронные документы с недействительной электронной подписью регистрируются как документы без подписи.

13.9. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется в Генеральной прокуратуре:

управлением документационного и методического обеспечения — в органы государственной власти, иные государственные органы по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), физическим и юридическим лицам по каналам информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

ответственными работниками структурных подразделений — в органы и организации прокуратуры Российской Федерации с использованием АИК «Надзор».

В других органах и организациях прокуратуры Российской Федерации порядок отправки электронных документов и электронных копий документов определяется их руководителями.

Отправитель электронной копии документа несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

13.10. Документы, создаваемые в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации и поступившие в органы и организации прокуратуры Российской Федерации на бумажном носителе, включаются в АИК «Надзор» после сканирования и создания электронных копий этих документов.

13.11. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронная копия многостраничного документа создается в виде одного файла. Электронные копии приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.

13.12. Приложения к документам, созданным в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации или поступившим в органы и организации прокуратуры на бумажном носителе, могут не включаться в АИК «Надзор», если не требуется рассылки этих документов в электронной форме. В этом случае в регистрационной карточке документа делается отметка, например:

«Приложение: на 55 л. в 1 экз. на бумажном носителе только адресату»;

«Приложение: на 1 компакт-диске в 1 экз. только адресату».

13.13. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота возможно после ее верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа подлиннику документа).

Подтверждение соответствия электронной копии документа подлиннику документа осуществляется с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи работника, выполняющего данную процедуру.

13.14. Создание, верификация и включение электронных копий документов в АИК «Надзор» (прикрепление файла с электронной копией документа к регистрационной карточке) осуществляются в отношении:

документов, поступающих в Генеральную прокуратуру на бумажном носителе, в том числе адресованных в структурные подразделения, — работниками управления документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры, осуществляющими их регистрацию;

документов на бумажном носителе, поступающих с нарочным в структурные подразделения Генеральной прокуратуры, а также принятых на личном приеме, в том числе руководителями структурных подразделений, — работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях; принятых на личном приеме руководителей органа прокуратуры, — секретарями руководителей;

документов, создаваемых в Генеральной прокуратуре на бумажном носителе, — работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляющими регистрацию создаваемых документов.

В других органах и организациях прокуратуры Российской Федерации порядок создания, верификации и включения электронных копий документов в АИК «Надзор» определяется их руководителями.

13.15. Электронные документы и электронные копии документов, поступающие по системе МЭДО, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и АИК «Надзор», проходят регистрацию в АИК «Надзор».

Управление документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры осуществляет регистрацию электронных документов и электронных копий документов, поступивших:

по системе МЭДО;

по АИК «Надзор», адресованных Генеральному прокурору Российской Федерации или его заместителям;

по АИК «Надзор» на электронный адрес отдела прохождения корреспонденции;

по информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на адрес интернет-приемной.

Регистрация электронных документов и электронных копий документов, поступивших по АИК «Надзор» на электронный адрес структурного подразделения Генеральной прокуратуры, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

В других органах и организациях прокуратуры Российской Федерации порядок регистрации электронных документов и электронных копий документов определяется их руководителями.

13.16. В целях учета и поиска документов в АИК «Надзор» используются сведения полей регистрационной карточки документа, например: «Корреспондент», «Регион обжалуемых действий» и другие.

13.17. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АИК «Надзор». Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

13.18. После отправки заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица электронного документа не требуется досылки его копии адресату на бумажном носителе. Исключение составляют случаи, когда обязательность направления бумажного носителя прямо установлена федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, поручениями Генерального прокурора Российской Федерации.

13.19. Исполненные электронные документы систематизируются в надзорные (наблюдательные) производства или в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включаются слова «электронные документы», например:

«Переписка по подготовке организационно-распорядительных документов. Электронные документы».

При формировании номера надзорного (наблюдательного) производства в АИК «Надзор» должна делаться отметка в книге регистрации надзорных производств в графе «примечание» (приложение N 19) о том, что производство формируется в электронном виде.

13.20. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 19.06.2008 N 113, для аналогичных документов на бумажном носителе. В случаях отсутствия в данном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.

13.21. Хранение электронных документов до передачи их на архивное хранение осуществляется в АИК «Надзор». Вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации программно-технических средств, а также нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.

13.22. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

13.23. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел, надзорных (наблюдательных) производств, электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению.

13.24. Если электронные копии документов и приложения к ним включены в АПК «Надзор», направлять в органы и организации прокуратуры Российской Федерации эти документы или их копии на бумажном носителе не требуется.

Данное правило не распространяется на документы, обязательность направления которых на бумажном носителе прямо установлена федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, поручениями Генерального прокурора Российской Федерации, а также на случаи отсутствия технической возможности направления адресату документа в электронной форме.

Управление документационного
и методического обеспечения
Генеральной прокуратуры
Российской Федерации

Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ

Источники:
http://studopedia.net/7_6475_sistema-vedomstvennogo-dokumentooborota-v-organah-prokuraturi.html
http://bazanpa.ru/genprokuratura-rossii-prikaz-n450-ot29122011-h1824412/instruktsiia/13/

Читайте также:
Читайте также:  Как проверить обращение в генеральную прокуратуру
Adblock
detector