Дата размещения статьи: 21.05.2015
В каком случае копия подтверждает налоговый расход.
Как заверить подшивку копий для налоговой.
Когда нужно распечатать бумажную копию электронной «первички».
Копии документов, будь то счет-фактура, «первичка», кассовый чек, выписка из ЕГРЮЛ или лист декларации, стали неотъемлемым атрибутом документооборота практически любой компании. Их истребуют налоговики при проверке, запрашивают контрагенты при заключении сделки. Кроме того, копии нужны и самим компаниям, например если оригинал стал нечитаемым или документ необходим сразу нескольким сотрудникам.
Мы проанализировали последние разъяснения финансового ведомства по вопросу изготовления и применения копий документов в целях налогового учета.
Заверить можно как каждую копию, так и подшивку копий документов
В августе текущего года Минфин России подробно разъяснил, как компании необходимо заверить копии документов для представления в инспекцию (Письмо от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142). Особенно в том случае, если истребованы несколько документов.
Ведомство обращает внимание на то, что целью представления документов является их использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательной базы.
Финансисты допускают возможность заверить каждый отдельный лист копии документа или всю прошивку многостраничного документа в целом. Во втором случае отметку о заверении необходимо проставить на обороте последнего листа.
При этом компании в случае оформления копий документов для налоговиков необходимо:
— обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и пр.;
— исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
— обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
— осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
Затраты на изготовление копий уменьшают налогооблагаемую прибыль компании
Количество копий документов, которые компании приходится представлять в инспекцию, часто очень велико. И затраты на их изготовление могут быть существенны — в этом случае организация либо приобретает собственное копировальное оборудование, либо обращается в специализированную компанию .
———————————
По данным исследования, проведенного редакцией журнала РНК, стоимость изготовления копии документа в среднем составляет от 10 руб. — за односторонний документ, до 50 руб. — за цветную копию.
Минфин России позволяет уменьшать налогооблагаемую прибыль компании на затраты, связанные с изготовлением копий, поскольку такие расходы обоснованны (Письмо от 27.09.2013 N 03-02-07/1/40175).
Финансисты не разъясняют, как именно компания списывает в расходы затраты на изготовление копий. По мнению авторов, затраты на покупку копировальной техники списываются посредством начисления амортизации (ст. 256 НК РФ) или отражаются единовременно в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Оплату услуг по изготовлению копий также можно отнести к прочим расходам (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Примечание. Минфин позволил учесть в расходах затраты на изготовление копий, но не объяснил как.
При этом ведомство напоминает, что для целей налогообложения прибыли расходы необходимо документально подтвердить. Поэтому целесообразно не только сохранять квитанции на приобретение ксерокса или оплату услуг копирования, но и составить приказ руководителя о необходимости изготовления копий документов для их представления в инспекцию (или для иных нужд организации).
Примечание. Представить в инспекцию отсканированную копию удастся только по согласованию с контролерами.
Если кассовый чек выцвел, расходы можно подтвердить его копией
Для целей налогообложения прибыли чек ККТ относится к первичным документам, которые подтверждают налоговые расходы компании. Поскольку такой документ содержит все необходимые для «первички» реквизиты (п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).
На практике чернила, которыми отпечатан чек ККТ, со временем выцветают. И информация, отраженная на чеке, становится не видна. В этом случае, по мнению финансового ведомства, расходы на приобретение ТМЦ за наличный расчет можно подтвердить копией такого чека (Письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22 и от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209).
Заверяет копию выцветшего чека ККТ должностное лицо компании, проставляя на копии свою подпись и печать организации. Кроме того, к копии необходимо приложить оригинал чека. Финансисты не уточняют, каким образом компания хранит оригинал чека. По мнению авторов, скрепить копию и оригинал чека целесообразно обычной скрепкой. Поскольку использование степлера может не позволить проверяющим считать всю информацию с документа.
Примечание. Копию чека ККТ необходимо хранить вместе с оригиналом.
Буква закона. Чем заверенная копия отличается от простой.
Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника (пп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
В отличие от простой, заверенная копия имеет юридическую силу. Заверяют копию следующим образом. Ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия) и дату заверения (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Можно также проставить печать. В исключительных случаях копию заверяют нотариально.
Оформляя электронную «первичку», компания должна быть готова распечатать ее бумажную копию
Развитие электронных коммуникаций привело к тому, что многие товары и услуги можно получить через онлайн-сервисы. В этом случае оплату компания также может произвести через Интернет. В электронном виде оформляется и документ, подтверждающий совершенную операцию.
Минфин России подтверждает, что первичные и сводные учетные документы организация может составить и на бумажных, и на машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций (Письма от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710, от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2). Кроме того, бумажные копии могут затребовать контролеры, суд и прокуратура.
Важно помнить, что, если документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, в инспекцию компания представляет бумажную копию такого документа с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Это возможно, если организация в соглашении с контрагентом утвердила формат электронного первичного документа, отличного от формата, используемого налоговиками.
Минфин не против представления в инспекцию электронных копий
Если объем запрошенных по требованию документов очень велик, компании удобнее и менее затратно в финансовом плане представить в инспекцию электронные (сканированные) копии документов. Статья 93 НК РФ не регулирует вопрос представления истребуемых документов на электронных носителях. А вот финансовое ведомство позволяет это сделать.
В частности, Минфин России в Письме от 28.12.2011 N 03-02-07/1-443 разъяснил, что плательщик по согласованию с налоговым органом может представить лично (через представителя) сканированные копии документов, подписанные квалифицированной электронной подписью.
Направить истребуемые документы в электронном виде компания может двумя способами: передав документы на электронных носителях информации в инспекцию лично или представив их по телекоммуникационным каналам связи.
При этом необходимо использовать сертифицированные средства электронной цифровой подписи (усиленную квалифицированную электронную подпись), позволяющие идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в указанных документах.
Выполняя посреднический договор, агент передает принципалу копии полученных от продавца счетов-фактур
В случае приобретения товара для принципала к счету-фактуре, оформленному в адрес принципала, агент прикладывает заверенную в установленном порядке копию счета-фактуры, полученного им от продавца (п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Об этом напомнил Минфин России в Письмах от 27.11.2013 N 03-07-14/51334 и от 21.08.2012 N 03-07-09/124.
На практике случается, что посредник закупает у одного поставщика продукцию для нескольких принципалов. В этом случае количество приобретенного товара в копии счета-фактуры, полученного от продавца, которую агент передает принципалу, может отличаться от аналогичного показателя в счете-фактуре, выставленном агентом принципалу. Финансовое ведомство разъяснило, что такое расхождение не служит препятствием для принципала принять к вычету НДС, предъявленный при покупке товара через посредника (Письмо Минфина России от 02.08.2013 N 03-07-11/31045).
В хозяйственной деятельности любой компании, независимо от ее размеров и специализации существует значительный документооборот, большую часть которого составляют копии документов, изготовленные как для внутреннего (для сотрудников), так и для внешнего использования (для партнеров, государственных органов и т.д.). Однако в разных ситуациях порядок оформления дубликатов будет различным.
В свою очередь нарушение порядка оформления документов может привести к тому, что дубликат будет признан незаконным.
Что есть копия документа?
Копии документов для работника и контрагента
Копии документов могут выдаваться как внутри организации, например, работникам, так и вне ее пределов – партнерам, контролирующим органам и т.д. В связи с чем статья 62 действующего Трудового Кодекса РФ предусматривает следующее правило: не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего письменного заявления работодатель обязан выдать ему копии документов, связанные с работой, например, выписку из трудовой книжки, копию приказа о приеме на работу, копию приказа о переводе на другую работу или об увольнении. Работодатель должен также предоставить в трехдневный срок работнику справку о заработной плате, а также справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и другие.
Порядок выдачи и засвидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен в Указе Президиума Верховного Совета СССР N 9779-X от 4 августа 1983 года. В соответствии с данным нормативным актом, организации по заявлениям граждан выдают копии документов, исходящих от них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов лиц к ним обратившихся. Именно этот Указ установил знакомое многим правило выдавать копии документов на фирменных бланках предприятий, учреждений и организаций. Точно так же работодатели могут выдавать имеющиеся в их распоряжении копии документов других юридических лиц, при условии, что получить запрашиваемые документы от непосредственного источника невозможно.
Дубликат или копия документа
Несмотря на то, что дубликат документа и заверенная копия очень похожи и нередко подменяют друг друга на практике, не следует путать эти понятия. Под дубликатом документа понимают повторный экземпляр подлинника, обладающий юридической силой. Под копией документа подразумевается его копия, выполненная на принтере, ксероксе или на машинке.
Нюансы копии трудовой книжки
Говоря о нюансах заверения копий документов необходимо указать на особенности копий трудовых книжек. Так, при выдаче копии трудовой книжки следует заверить все листы. При этом если на одном из листов поместилось два разворота трудовой книжки, то заверительную надпись необходимо проставить два раза. Кроме того, действующее законодательство РФ предоставляет работодателю возможность высылать копии имеющихся у него документов и по запросам других юридических лиц и государственных органов, в т.ч. копии трудовых книжек, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан.
Копии документов для налоговой инспекции
Статья 93 действующего Налогового Кодекса РФ устанавливает порядок запроса документов при проведении налоговых проверок. Обычно требование о представлении необходимых документов или их копий передается непосредственно руководителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю либо уполномоченному представителю лично под расписку.
Как вариант – передача требований в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи. Однако если общие способы не работают, то контролирующие органы имеют право направить требование по почте заказным письмом с уведомлением, которое будет считаться полученным налогоплательщиком по истечении шести дней с момента его отправки. В течение десяти дней с момента получения требования налогового органа, хозяйствующему субъекту необходимо представить в ИФНС запрошенные документы, как в бумажном, так и в электронном виде. Как правило, налогоплательщику достаточно представить копии необходимых налоговикам документов, заверенные им самим. Сотрудники контролирующих органов не могут требовать нотариального удостоверения копии документов налогоплательщика, если это не предусмотрено законодательством РФ.
На этот факт указало Министерство Финансов РФ в одном из своих писем. В частности, письмо N 03-02-07/1-35 от 1 февраля 2010 года, говорит о том, что копии документов (в случае если они необходимы для проведения налоговых проверок) заверяются подписью руководителя, его заместителя или иного уполномоченного лица и печатью организации, если иное не предусмотрено действующим законодательством. Однако в другом документе представители Минфина России говорят, что подобным образом должны быть заверены копии каждого документа, в то время, как заверение подшивки документов нецелесообразно (Письмо Минфина РФ N 03-02-07/1-374от 24 октября 2011 года).
Копии документов для суда
В соответствии со статьей 71 действующего Гражданского Процессуального Кодекса РФ и статей 75 Арбитражного Процессуального Кодекса РФ, письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме, надлежаще заверенной копии, к которым, по мнению Высшего Арбитражного Суда России, относятся нотариально заверенная копия документа, либо подписана компетентным должностным лицом, от которого исходил соответствующий документ.
Таким образом, следуя не сложным перечисленным правилам, заверение документов станет легким и контролируемым процессом.
01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.
Специалист Подпись И.О. Фамилия
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников.
Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш мега-популярный онлайн-курс по заполнению кадровых документов со скидкой 50 %.
Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).
Источники:
http://www.uristexpert.ru/useful/articles/manual/38552/
http://www.klerk.ru/buh/news/476806/