Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии,
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
- дата проступка,
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
Затребование письменных объяснений
От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).
Письменное требование объяснений у работника
Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись
Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка
Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:
- 03.09.2014 – 1-й день,
- 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
- 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.
Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.
Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
От руки или на компьютере?
Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:
Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.
Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.
Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:
Краткое содержание
- Как я могу отказаться от ранее данных объяснений у следователя 7
- Пожалуйста следователь не допросил как положено и не взял объяснения.
- Следователь хочет получить объяснения. Я не хочу их давать. Что делать?
- Следователь отказал в свидании без объяснения причин. Куда жаловаться?
- Имеет ли право следователь вызывать для дачи объяснений в воскресенье.
- Может ли следователь выписать повестку для объяснений в 22.10 по московскому времени?
1. Как я могу отказаться от ранее данных объяснений у следователя 7
1.1. Здравствуйте, вы можете дополнить свое объяснение, где указать причину изменения показаний. Одна из банальных причин, к примеру, излишнее волнение.
1.2. Просто откажитесь Сказав, что показания дали под давлением следователя. Он как бы вам угрожал последствиями не дачи вами нужных ему показаний. Давайте показания за которые вы готовы подписаться. В УК РФ существует статья за дачу ложных показаний.
1.3. Смотря в каком статусе Вы выступаете. Если в статусе подозреваемой/обвиняемой — можете сделать это на любой стадии расследования, с указанием мотивов, послуживших основанием для такого отказа (изменения ранее данных показаний). В этом случае Вам лучше посоветоваться с Вашим адвокатом относительно правильности такой тактики (поскольку суд впоследствии будет вправе не доверять Вашим новым показаниям). Если в статусе потерпевшей/заявителя либо свидетеля — не советую, поскольку в этом случае Вы рискуете попасть под уголовную ответственность по статье 307 УК РФ за дачу заведомо ложных показаний либо за отказ от дачи показаний. Такие дела.
2. Пожалуйста следователь не допросил как положено и не взял объяснения.
2.1. А для чего тогда он вас вообще вызывал, с какой целью? Если вы полагаете, что нарушены ваши права, вы можете обратиться в прокуратуру или обжаловать действия в суде.
2.2. Валентина, здравствуйте.
Уточните, почему для Вас так важно дать объяснения? В идеале, чтобы дать совет — нужно знать причины визита к следователю и обстоятельства, по которым вы хотите дать объяснения.
3. Следователь хочет получить объяснения. Я не хочу их давать. Что делать?
3.1. Здравствуйте Вы вправе отказаться от своих показаний даже до возбуждения уголовного дела в рамках объяснение на основании статьи 51 Конституции Михаил Спасибо за ваше обращение.
3.2. Здравствуйте, используйте ст.51 КС. Но это только в отношении себя и близких.
Статья 51. Никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего.
[Конституция РФ] [Глава 2] [Статья 51]
1. Никто не обязан свидетельствовать против себя самого, своего супруга и близких родственников, круг которых определяется федеральным законом.
2. Федеральным законом могут устанавливаться иные случаи освобождения от обязанности давать свидетельские показания.
3.3. Можете конечно прикрыться статьей 51 Конституции РФ. Однако если речь не идет о свидетельствовании против себя, своего супруга и своих близких родственников, то Вы обязаны дать показания. А то как бы статус свидетеля не сменился на подозреваемого в соучастии в преступлении.
3.4. Отказ от дачи объяснений возможен, однако, гораздо мудрее дать объяснения после предварительной консультации с адвокатом, это может поспособствовать вынесению поставления об отказе в возбуждении уголовного дела, а это гораздо проще чем потом добиваться прекращения уголовного дела.
3.5. Доброго вам времени суток. В Данной ситуации имеете полное право воспользоваться статьей 51 Конституции РФ. Желаю вам удачи в решении вашего вопроса.
4. Следователь отказал в свидании без объяснения причин. Куда жаловаться?
4.1. — Здравствуйте, непонятно кто вы подозреваемому а если и не родственник, то отказ вполне законен. Удачи Вам и всего хорошего.
4.2. Следователь не обязан объяснять причины отказа и свидание не обязан предоставлять во всех случаях. Поэтому жалоба может быть бесполезна.
4.3. Доброго времени суток. Жаловаться смысла нет вообще никакого. Следователь имеет право отказывать в свидании и обычно отказывает.
4.4. Причины объяснять следователь Вам не обязан. Однако у Вас есть шанс обжаловать действия следователя, которые Вы считаете незаконными, в прокуратуру или к его начальнику. Можете попробовать. Обычно прокуратура разъясняет, что Вы должны заявить ходатайство о предоставлении свидания и такое же ходатайство должно быть подано обвиняемым.
4.5. А почему вы решили, что следователь обязан дать вам разрешение на свидание. Вы являетесь близким родственником задержанного? Передачу вы можете передать и без получения свидания. Это не запрещено. Длительное свидание вам не предоставят, а краткосрочное следователь решил не разрешать в интересах следствия или по другим причинам.
5. Имеет ли право следователь вызывать для дачи объяснений в воскресенье.
5.1. Имеет право вызывать.
6. Может ли следователь выписать повестку для объяснений в 22.10 по московскому времени?
6.1. Следственные действия не должны производиться в ночное время (с 22 до 6 часов по местному времени — п. 21 ст. 5 УПК), кроме не терпящих отлагательства случаев (ч. 3 ст. 164 УПК).
7. Поймали на краже в магазине до 1000 рублей в участке взяли объяснения. Следователь не вызывает. Что делать?
7.1. Следователь и не будет Вас вызывать, т.к. это не уголовное преступление, а соответственно не его подследственность.
Административное правонарушение, статья 7.27 КОАП, мелкое хищение.
Ждите приглашения от участкового.
8. Могу ли я обжаловать постановление по ДТП стяжкими телесными, которое вынесли, но отправили простым письмом на адрес проживания. Срок обжалования закончился. Я пострадавший, следователь меня не вызывал. Свои объяснения написал только после больницы, через полтора месяца.
8.1. Сергей, пишите заявление о восстановлении срока на обжалование и прилагайте жалобу.
8.2. Здравствуйте! Да конечно же можете для начала восстановите срок обжалования.
9. Вызвали к следователю по факту получения взятки должностным лицом (поймали за руку), но потом у взяточника якобы нашли листок с фамилиями и цифрами (больше ничего) Петров — 20 (к примеру), вызвали для дачи объяснений. Понятия не имею о чем и почему там моя фамилия. Никому ничего не давал и ни кому ничего не предлагал.
9.1. Здравствуйте.
Должны быть доказательства вины ст.74 УПК РФ.
9.2. Добрый вечер. Объяснения-это не допрос, не стоит так переживать, однако явиться придется, иначе вас доставят принудительно. Для собственного спокойствия, можно сходить с адвокатом. Обращайтесь.
10. Имеет ли право следователь вызывать меня для взятия объяснения в город где где мы работали с другом в результате вечерней прогулки он не вернулся домой а через 3 дня его нашли мертвым, я последний кто его видел живым.
10.1. Советую приехать к следователю, только попросите от него официальную повестку. Советую взять с собой адвоката, чтобы при даче объяснения вы не превратились в подозреваемого в убийстве.
С уважением.
11. Являюсь директором ооо, заключает договора на оказания услуг. Такой момент взяли предоплату и не выполнили работывызвызывает следователь дать объяснение, ждут решения возбуждать или нет, если вернуть все деньги и взять расписку что претензий не имеют, дело же не разбудят?
11.1. Здравствуйте.
Дело не возбудят, если Вы придёте с адвокатом и будете слушать его.
12. Компрессионный перелом 3_4 позвонки
7 лет 04.05.19 год на территории детской больницы. Поликлиники 2 квартал 85
10-47
Приходила следователь по делам не совершеннолетних и помощник фото сделал этого турника. Написала заявление и показания по этому случаю. Как правильно оценивается наш случай и, какой моральный ущерб можно взыскать? Завтра с меня хотят взять объяснение по этому случаю, сказали если я не расскажу то дело закроют. Без повестки по звонку хотят придти.
12.1. Рассказывайте обстоятельства, потом напишете исковое заявление.
Источники:
http://hr-portal.ru/article/kak-sostavit-obyasnitelnuyu-zapisku-poshagovaya-instrukciya-primery
http://www.9111.ru/%D1%81%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE/%D0%BE%D0%B1%D1%8A%D1%8F%D1%81%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D1%81%D0%BB%D0%B5%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D0%B5%D0%BB%D1%8E/